La Matrice di Eisenhower
La Matrice di Eisenhower, detta anche Matrice di Covey, permette la gestione delle priorità attraverso la valutazione delle attività secondo 4 criteri per massimizzare la produttività personale e aziendale.
E' alla base del metodo di ottimizzazione del tempo, serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza. È opportuno precisare che "importante" è un concetto soggettivo: ciò che è importante per una persona può non esserlo per un'altra, ed inoltre ciò che è importante oggi può non esserlo in un altro momento. Le priorità possono essere diverse per ogni persona. Imparare a gestirle con la consapevolezza della propria scala di valori è fondamentale per una efficace gestione del tempo, soprattutto quando si lavora in una squadra. Il concetto di "urgente", invece, è oggettivo, e dipende unicamente dalla variabile tempo. Va applicato quindi a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza. Combinando quindi i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower.
Nel quadrante 1 - DO ci sono quelle azioni che vanno compiute al più presto e che non sono delegabili ad altri. Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di far perdere il controllo della situazione, trovandosi a lavorare in costante emergenza. Se la maggior parte della propria giornata è concentrata nel primo quadrante si avrà difficoltà a gestire il tempo.
Nel quadrante 2 - PLAN ci saranno le azioni importanti ma non urgenti, come progetti a medio/ lungo termine, attività mirate al proprio miglioramento personale, o la definizione di nuove strategie operative da mettere in pratica. Corsi di formazione, attività sportive, controlli ed esami medici, ricerca di nuove opportunità di business sono tutti esempi calzanti di attività incluse in questo quadrante. Avendo carattere strategico e a lungo termine, possono essere affrontate senza la pressione dell'urgenza.
Nel quadrante 3 - DELEGATE rientrano le attività urgenti ma non importanti. Si tratta di azioni ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti, quasi sempre dipendenti da persone o comunque situazioni esterne, spesso e volentieri delegabili. Impiegare il proprio tempo nelle attività del terzo quadrante non farà che generare un dispendio di tempo ed energie.
Infine nell'ultimo quadrante 4 - ELIMINATE, comprenderà tutto ciò che è puro e semplice spreco di tempo: attività banali o superflue, distrazioni, scuse più o meno consapevoli per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente. Molto spesso si tratta di una via di fuga per chi è soverchiato da problemi che ha paura di affrontare, e che inevitabilmente finirà per rimpiangere di aver sprecato inutilmente il proprio tempo.
Alla base della Matrice di Eisenhower deve esserci prima di tutto un elenco dettagliato dei propri impegni, ordinati in base alla priorità e individuando nel modo più accurato possibile le scadenze e le risorse a propria disposizione. E' importante concentrarsi sui primi due quadranti, cercando di limitare al massimo il passaggio delle varie attività da non urgenti a urgenti. Ecco un piccolo trucco per tenere a mente questo schema utilizzando la parola TIME:
T - Q1: Tassativo
I - Q2: Importante e Indispensabile
M - Q3: Mobile o darne Mansione a qualcun altro
E - Q4: Eliminabile
Pianificando anticipatamente il proprio lavoro utilizzando la Matrice di Eisenhower è possibile aumentare la propria produttività, ridurre lo stress, e disporre di più tempo libero. Esistono inoltre altre tecniche per la gestione delle priorità e del tempo: